Att flytta sin bokföring till oss är enkelt. Vi kan både hjälpa dig med information om vad som behövs samt ha kontakt med er tidigare byrå. För att vi ska kunna sköta din bokföring och se till att allt är korrekt krävs dock att vi får korrekta underlag för beslutat startdatum samt att material kommer till oss inom rimlig tid.
För att vi ska kunna sköta din bokföring och göra bokslut på ett korrekt sätt behöver vi inte bara få din bokföring utan även information kring historiska händelser. Det kan exempelvis vara inventarier, lån och skulder, med mera. Har du haft en byrå som gjort din bokföring har de oftast full koll på vad vi behöver. I de fall information saknas kommer vi behöva din hjälp att reda ut detta.
Förenklat kan man säga att vid tidigare korrekt hanterad bokföring är flytten enkel. Om det däremot saknas material eller om något inte stämmer måste det redas ut. Det kan antingen göras av oss till en extra kostnad eller av den som tidigare gjorde bokföringen.
Hur vi jobbar när vi tar över bokföringen
När vi vet vilket datum ni önskar att vi tar över bokföringen kommer vi efterfråga materialet som beskrivs nedan. Vi kommer att gå igenom denna för att identifiera eventuella problem, utreda om vi behöver något extramaterial och om det finns saker bokade som vi behöver information om. Detta skickar vi direkt till din tidigare byrå eller till dig, beroende på vad vi kommit överens om.
Under tiden jobbar vi löpande med den aktuella perioden för att inget ska hamna efter. Det är därför viktigt att ladda upp nya underlag direkt till oss så snart en affärshändelse har ägt rum.
Bokföringsmaterial för överlämning
När vi tar över din bokföring behöver vi förutom själva bokföringsexporten ett antal filer som hjälper oss att säkerställa redovisningen samt information som behövs till bokslutet. Det som beskrivs nedan kan kännas omfattande men är normal praxis för bokföring och är oftast inget problem att få fram.
Bokföringsdata (SIE-filer)
Bokföringsdata exporteras som SIE-filer som vi sedan importerar. Dessa innehåller bokföringsposter för året. Tyvärr ger de enbart en väldigt grundläggande information och filerna visar inte något om historiska händelser, utan dessa syns enbart som ingående balanser. Det är därför viktigt att vi får kompletterande information, se nedan.
För SIE-filerna gäller:
- De ska vara för rätt tidsperiod. Om du blir kund hos oss mitt i ett räkenskapsår ska filen vara för när räkenskapsåret startade fram till datumet vi tar över.
- Vi vill gärna ha föregående års SIE-fil också så vi kan dubbelkolla ingående balanser mot denna.
- Bokföringen ska vara avstämd och korrekt för alla konton. Exempelvis ska balanser stämma för bankkonton och skattekonto, det som är bokfört ska stämma mot banken.
Anläggningsregister
Om du har inventarier eller liknande behöver vi få en förteckning på detta eftersom avskrivningar ska ske och de ska hanteras i bokslutet. Det finns ingen standard för anläggningsregister utan det är normalt att man får skapa en rapport i PDF-format.
Finns inget fullständigt anläggningsregister går det bra att skicka med den faktiska fakturan för inköpet.
Senaste årsredovisningen
Om det inte är bolagets första räkenskapsår önskar vi erhålla föregående års påskrivna årsredovisningen tillsammans med fastställelseintyg i PDF-format.
Bokslutsbilagor från senaste bokslutet
När ett bokslut upprättas skapas oftast även bokslutsbilagor som förklarar allt som gick in i bokslutet men som inte syns i årsredovisningen. Dessa ger en bättre inblick över vad som finns uppbokat på respektive konto i ditt företag och vad som vi måste hålla koll på framåt.
Balans- och resultatrapport
Vi behöver få en balans- och resultatrapport i PDF-format för samma period som SIE-filen.
Kund- och leverantörsreskontra
Vi behöver få en kund- och leverantörsreskontra i PDF-format för sista datumet i SIE-filen, alltså dagen före startdatum hos oss. Dessa specificerar obetalda fakturor som är mottagna eller utställda till kunder.
Kontoavstämningar
Om möjligt vill vi ha kontoavstämningar för dina balanskonton för sista datumet i SIE-filen. Dessa specificerar och förklarar vad som är bokfört på respektive konto. Om detta saknas kan vi behöva reda ut och ställa frågor gällande bokningar. Balanskonton är kontonummer 1000–2999 och visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital.