Voittos ambition är att göra all redovisning digitalt. Tyvärr ligger reglerna kring bokföring lite efter och Sverige är ett av de få länder vars bokföringsregler inte har klivit in i 2000-talet. Digitala kopior på dina underlag räcker alltså tyvärr inte enligt svensk lag, utan du måste fortfarande behålla pappersoriginalen.
Ditt ansvar gällande arkivering
Voitto kommer att lagra digitala kopior av det material ni skickar in till oss. Arkivering får dock inte ske digitalt för all form av bokföringsmaterial. Ni kommer själva behöva spara och arkivera allt material som har sin ursprungsform på papper. Ansvaret att arkivera all bokföring och bokföringsunderlag ligger på dig som företagare.
Läs mer hos Bokföringsnämnden för uppdaterad information gällande vad som gäller kring arkivering.
Spara alla pappersfakturor och kvitton
De dokument som bolaget får på papper måste sparas i sin originalform. Dokumenten ska även sparas i ordning. Vi har därför gjort ett förslag för er på hur detta kan göras.
Skaffa en pärm och ett flikregister med minst tolv flikar, en för varje månad. Gör en etikett för pärmryggen med:
- Bolagets namn
- Bokföring
- (Räkenskapsår) t.ex. 2021-01-01 – 2021-12-31
- (Om ni använder fler än en pärm, del av året, t.ex. jan–jun.)
Numrera pappersdokumenten
Efter att ni fotat ett dokumentet kan ni gå in under Dokument för att se dokumentnumret det fick. Detta nummer bör ni skriva på det fotade dokumentet så att det lätt går att hitta pappersdokumentet senare. Stoppa dokumentet sist i den månad det tillhör.
Spara kvitton
Kvitton kan ni spara genom att häfta fast dem på papper alternativt lägga i en plastficka för respektive månad.
Tänk på att kvitton från utlägg i de flesta fall ska sparas. För att slippa bedöma om de ska sparas från fall till fall så föreslår vi att ni gör till vana att spara alla kvitton.
Arkivera pärmarna
Bokföringsmaterial ska sparas i sju år efter ett räkenskapsårs slut. Det material som ni scannat/fotat och laddat upp till Voitto behöver ni dock bara spara i tre år efter räkenskapsårets slut. Efter det räcker det med att spara de digitala kopiorna.